Stand: August 2026
Diese Datenschutzerklärung gilt für die Web-App „Motorfile" unter motorfile.eu sowie die daraus erzeugte Android-App.
Diese App speichert deine Fahrzeugdaten, Belege und Fotos entweder ausschließlich lokal auf deinem Gerät (ohne Anmeldung) oder, wenn du dich registrierst, zusätzlich in einer Cloud-Datenbank, damit du von mehreren Geräten darauf zugreifen kannst. Es gibt keine Werbung, kein Tracking und keine Cookies von Drittanbietern. Die App bietet außerdem optionale Funktionen, mit denen du deine Fahrzeugdaten bewusst mit anderen teilen kannst (Käufer-Freigabe, Familienfreigabe, Fahrzeugübergabe) — Details dazu in Abschnitt 3.
Wenn du dich für die Cloud-Synchronisierung registrierst, verarbeiten wir deine E-Mail-Adresse und ein von dir gewähltes Passwort. Die Anmeldung wird über den Dienst Supabase (Supabase Inc.) abgewickelt; Passwörter werden dabei verschlüsselt gespeichert und sind für uns nicht einsehbar. Die dabei versendeten System-E-Mails (Bestätigungs-E-Mail, Passwort-zurücksetzen) laufen über den E-Mail-Dienst Resend, versendet über die eigene Absenderdomain fahrzeugakte.eu. Ohne Registrierung werden keine Kontodaten erhoben — die App funktioniert dann rein lokal in deinem Browser (Gastmodus).
Von dir eingegebene Fahrzeugdaten (z.B. Marke, Kennzeichen, Fahrgestellnummer, Kilometerstand, Notizen) sowie hochgeladene Belege (Fotos/PDFs von Rechnungen, TÜV-/HU-Berichten, Steuer- oder Versicherungsunterlagen) und Fahrzeugfotos werden:
Werden Belege oder Fahrzeugdaten bearbeitet, nachdem sie eine Zeit lang unverändert bestanden ("verbucht"), speichert die App zusätzlich eine Versionshistorie der Änderung (Zeitpunkt, vorheriger und neuer Wert, optionale Begründung) als Nachweis gegen unbemerkte nachträgliche Änderungen.
Diese App bietet drei optionale Funktionen, mit denen du Fahrzeugdaten bewusst für andere zugänglich machen kannst. Keine davon ist automatisch aktiv — du musst sie jeweils selbst einschalten.
Käufer-Freigabe: Du kannst für ein Fahrzeug einen Freigabe-Link samt QR-Code erzeugen, über den auch Personen ohne eigenes Konto eine von dir festgelegte Auswahl an Daten einsehen können (z.B. Marke, Modell, Kilometerstand, von dir ausgewählte Beleg-Kategorien, optional Fahrzeugfotos). Kennzeichen, Fahrgestellnummer, deine privaten Notizen sowie die Original-Belegdateien (Rechnungen, Scans) werden dabei nie geteilt, sondern nur die daraus erfassten Eckdaten. Du kannst die Freigabe jederzeit wieder deaktivieren oder den Link neu erzeugen; der alte Link funktioniert danach nicht mehr.
Familienfreigabe: Du kannst andere registrierte Nutzer:innen per Einladungslink zu einem Fahrzeug einladen, mit der Rolle „Bearbeiter" (darf Daten hinzufügen/ändern) oder „Betrachter" (darf nur ansehen). Eine eingeladene Person erhält dadurch Zugriff auf die vollständigen Daten dieses einen Fahrzeugs, einschließlich deiner Notizen. Du kannst eingeladene Personen jederzeit wieder entfernen, wodurch ihr Zugriff sofort endet.
Fahrzeugübergabe: Beim Verkauf eines Fahrzeugs kannst du die komplette Fahrzeugakte (Fahrzeugdaten, Servicehistorie, Fotos, Belege) auf das Konto einer anderen Person übertragen. Das geschieht nicht automatisch, sondern erst, wenn die andere Person den Übergabe-Link öffnet, sich anmeldet und die Übernahme aktiv bestätigt. Nach der Übertragung hast du selbst keinen Zugriff mehr auf diese Daten; deine privaten Notizen werden dabei automatisch gelöscht, und eine zuvor eingerichtete Familienfreigabe endet für die bisherigen Mitglieder.
Nutzt du die Funktion „Beleg automatisch auslesen"/„Fahrzeugschein automatisch auslesen" (nur nach Anmeldung verfügbar) für einen Beleg oder für den Fahrzeugschein, wird das jeweils hochgeladene Foto/PDF über eine bei uns gehostete, gesicherte Funktion an Anthropic (Anbieter des KI-Modells Claude) zur Texterkennung übermittelt. Es werden dabei ausschließlich die von dir aktiv ausgewählten Dateien für diesen einen Auslesevorgang übertragen — nicht deine gesamten gespeicherten Daten. Es gilt zusätzlich die Datenschutzerklärung von Anthropic. Aus Kostenschutzgründen zählen wir dabei lediglich mit, wie oft ein Konto diese Funktion pro Monat nutzt (ohne Speicherung der Inhalte selbst).
Aktivierst du in den Einstellungen Push-Benachrichtigungen für Erinnerungen (z.B. bevor ein TÜV-Termin fällig wird), speichert die App dafür eine technische, geräte-/browserbezogene Kennung (keine Inhalte). Der eigentliche Versand läuft über den Push-Dienst deines Browser- bzw. Betriebssystem-Anbieters (z.B. Google bei Chrome/Android, Apple bei Safari/iOS, Mozilla bei Firefox) als weiteren Beteiligten — dieser sieht dabei technische Zustellinformationen, jedoch nicht den Inhalt der Benachrichtigung, da dieser Ende-zu-Ende verschlüsselt übertragen wird. Du kannst diese Funktion jederzeit in den Einstellungen wieder deaktivieren.
Für die kostenpflichtigen Tarife Pro und Garage wird die Zahlung über den Zahlungsdienstleister Stripe abgewickelt. Dabei verarbeitet Stripe deine Zahlungsdaten und E-Mail-Adresse direkt — diese Daten laufen nicht über unsere eigene Datenbank. Wir erhalten von Stripe zurück, welcher Tarif aktiv ist und bis wann. Ein Abonnement kannst du jederzeit über „Mein Konto → Abo & Tarif → Abonnement verwalten / kündigen" selbst verwalten oder beenden. Hinweis: Die Zahlungsabwicklung läuft aktuell im Testbetrieb (Sandbox) und ist noch nicht für echte Zahlungen freigeschaltet.
Die App wird über Netlify bereitgestellt und ausgeliefert. Beim Aufruf der Seite verarbeitet Netlify technisch notwendige Zugriffsdaten (z.B. IP-Adresse) zur Auslieferung der Inhalte, wie bei jedem Website-Aufruf üblich. Einzelne Funktionen (z.B. automatische Dokumentenerkennung, Konto-Löschung, Datei-Upload, Zahlungsanbindung, Versand von Erinnerungs-Benachrichtigungen) laufen serverseitig als sogenannte Netlify Functions, ebenfalls bei Netlify gehostet.
Netlify stellt uns über eine in unserem Hosting-Tarif enthaltene, technisch nicht abschaltbare Übersichtsfunktion („Observability“) zusätzlich strukturierte Zugriffsdaten zu unserer eigenen Seite bereit. Wir können darin für einen kurzen Zeitraum (nach Angaben von Netlify derzeit maximal wenige Tage) einzelne Anfragen einsehen — mit aufgerufener Adresse, Zeitpunkt, HTTP-Statuscode, Antwortzeit, ungefährer Region, Browser-Kennwert (User-Agent) und IP-Adresse — sowie technische Kennzahlen der serverseitigen Funktionen und Hinweise auf abgewehrte, missbräuchliche Anfragen. Wir nutzen diese Angaben ausschließlich zur Fehlersuche, zur Überwachung des ordnungsgemäßen Betriebs und zur Abwehr von Missbrauch, nicht zur Auswertung des Verhaltens einzelner Nutzer:innen und nicht zur Erstellung von Nutzungsprofilen. Es werden dafür keine Informationen auf deinem Gerät gespeichert oder ausgelesen. Eine Weiterleitung dieser Zugriffsdaten an weitere Dienstleister (z.B. zur externen Log-Auswertung) findet nicht statt. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einem sicheren und funktionsfähigen Betrieb (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, siehe Abschnitt 12).
Diese App verwendet keine klassischen Cookies. Stattdessen verwendet der Browser folgende rein technisch notwendige, lokale Speichermechanismen: einen Anmelde-/Sitzungsnachweis (nur bei registriertem Konto), wenige kurze Funktions-Merker (z.B. ob du eine Einführung bereits gesehen hast), eine lokale Datenbank für den Gastmodus (ohne Anmeldung, ausschließlich auf deinem Gerät) sowie einen Offline-Zwischenspeicher für die Installier-/Offline-Fähigkeit als App. Es werden keine Analyse-, Marketing- oder Werbe-Cookies eingesetzt, weder eigene noch von Drittanbietern. Für Reichweitenmessung oder die Auswertung des Verhaltens einzelner Nutzer:innen setzen wir keine Dienste ein. Zu den rein technischen, serverseitigen Zugriffsprotokollen unseres Hosting-Anbieters siehe Abschnitt 7.
Fahrzeuge, Belege und Fotos kannst du jederzeit direkt in der App löschen. Dein gesamtes Konto inklusive aller Cloud-Daten kannst du selbst löschen, direkt in der App unter „Mein Konto → Konto und alle Daten löschen" — das entfernt unwiderruflich alle deine Fahrzeuge, Belege, Fotos und sonstigen Kontodaten. Alternativ kannst du uns auch über die oben genannte E-Mail-Adresse kontaktieren.
Du hast das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung und Einschränkung der Verarbeitung deiner Daten sowie auf Datenübertragbarkeit. Wende dich dazu an die oben genannte Kontaktadresse. Zudem besteht ein Beschwerderecht bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde.
Eine vollständige, strukturierte Übersicht aller eingesetzten Drittanbieter (Zweck, betroffene Funktion, Datenarten, Link zur jeweiligen Datenschutzerklärung) findest du in der App unter „Mein Konto → Rechtliches & Datenschutz → Drittanbieter & Datenverarbeitung".
Die Kontoführung und die Kernfunktionen der App (Speicherung deiner Fahrzeug-/Belegdaten, Cloud-Synchronisierung, automatische Texterkennung auf deine Anforderung hin, Konto-Löschung) verarbeiten wir zur Erfüllung des mit dir bestehenden Nutzungsverhältnisses (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Optionale Funktionen, die du selbst aktiv einschaltest (Käufer-Freigabe, Familienfreigabe, Fahrzeugübergabe, Push-Benachrichtigungen), beruhen auf deiner Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) bzw. der bewussten Nutzung der jeweiligen Funktion. Technisch notwendige Maßnahmen zum Schutz der App und ihrer Nutzer:innen (z.B. Rate Limiting gegen Missbrauch, das minimale Error-Monitoring unerwarteter Fehler) beruhen auf unserem berechtigten Interesse an einem sicheren und funktionsfähigen Betrieb (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Für die Zahlungsabwicklung bei kostenpflichtigen Tarifen ist die Rechtsgrundlage ebenfalls die Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).
Ein Teil der oben genannten Dienstleister (Anthropic, Netlify, Resend, Stripe) hat seinen Sitz (auch) in den USA, sodass bei deren Nutzung personenbezogene Daten in ein Land außerhalb der EU/des EWR übermittelt werden können. Eine solche Übermittlung erfolgt nur auf Grundlage geeigneter Garantien nach Art. 44 ff. DSGVO (insbesondere EU-Standardvertragsklauseln bzw., soweit vom jeweiligen Anbieter angeboten, im Rahmen des EU-US Data Privacy Framework). Welche Garantie im Einzelnen für welchen Anbieter greift, wird derzeit noch abschließend geprüft und hier zeitnah ergänzt.
Damit wir unerwartete technische Fehler erkennen und beheben können, protokolliert die App automatisch auftretende Fehler in einer eigenen, ausschließlich von uns selbst betriebenen Datenbanktabelle — kein Drittanbieter-Analyse- oder Tracking-Dienst. Bei einem Fehler im Browser werden dabei übertragen: die Fehlermeldung, der technische Stacktrace (laut Browser-Vorgabe nur Funktionsnamen/Zeilennummern, keine Formulareingaben oder sonstigen Inhalte), die aufgerufene Seite/Route (ohne darin enthaltene Zugriffs-Tokens) sowie dein Browser-Kennwert (User-Agent). Bist du zu diesem Zeitpunkt angemeldet, wird zusätzlich deine Konto-ID zur Einordnung gespeichert. Ergänzend protokollieren einzelne serverseitige Funktionen (z.B. der Zahlungsabgleich mit Stripe oder die wöchentliche Aufräum-/Sicherungsfunktion) technische Fehler auf demselben Weg. Diese Protokolle sind ausschließlich für uns selbst einsehbar, werden nicht für Analysen über den einzelnen Fehlerfall hinaus verwendet und nach spätestens 90 Tagen automatisch gelöscht. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einem sicheren und funktionsfähigen Betrieb (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, siehe Abschnitt 12).
Bei Fragen zu dieser Datenschutzerklärung wende dich gerne direkt an den oben genannten Kontakt.