Stand: 7. Oktober 2026
Diese Datenschutzerklärung gilt für die Web-App „Motorfile“ unter motorfile.eu, für die Motorfile-App für Android und für die öffentliche Seite zur Kontolöschung unter motorfile.eu/konto-loeschen.html.
Verantwortlicher für die Datenverarbeitung im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:
Christopher Dreyspring
Geschäftsbezeichnung: CDR Software
Am Hahnengraben 3a
90592 Schwarzenbruck
Deutschland
E-Mail: contact@motorfile.eu
Telefon: +49 170 6941550
Einen Datenschutzbeauftragten haben wir nicht benannt, weil dafür keine gesetzliche Pflicht besteht. Für alle Fragen zum Datenschutz erreichst du uns unter der oben genannten Adresse.
Motorfile speichert deine Fahrzeugdaten, Belege und Fotos entweder ausschließlich auf deinem Gerät (Gastmodus, ohne Anmeldung) oder, wenn du ein Konto anlegst, zusätzlich in unserer Cloud-Datenbank, damit du von mehreren Geräten darauf zugreifen kannst. Es gibt keine Werbung, kein Tracking, keine Reichweitenmessung und keine Cookies von Drittanbietern. Optional kannst du Fahrzeugdaten bewusst mit anderen teilen (Abschnitt 3). Für einzelne Aufgaben setzen wir Dienstleister ein, etwa für das Hosting, die automatische Auslese von Belegen, den E-Mail-Versand und die Zahlungsabwicklung (Abschnitte 4 bis 7 und 13).
Legst du ein Konto an, verarbeiten wir deine E-Mail-Adresse und ein von dir gewähltes Passwort. Die Anmeldung läuft über unseren Dienstleister Supabase (zum Speicherort siehe Abschnitt 13). Passwörter werden dabei verschlüsselt gespeichert und sind für uns nicht einsehbar. Motorfile richtet sich an Personen ab 18 Jahren.
Die dabei versendeten System-E-Mails (Bestätigung der E-Mail-Adresse, Passwort zurücksetzen) verschicken wir über den E-Mail-Dienst Resend von unserer Absenderdomain motorfile.eu. Über denselben Dienst laufen auch die Bestätigungen zu kostenpflichtigen Tarifen (Abschnitt 17) und die Benachrichtigungen zu „Feedback / Kontakt“ (Abschnitt 15).
Bei jeder neuen Registrierung erhalten wir eine kurze interne Benachrichtigung per E-Mail. Sie enthält nur den Hinweis, dass sich ein neues Konto registriert hat, und den Zeitpunkt, nicht deine E-Mail-Adresse.
Anmeldung mit Google (optional): Du kannst dich stattdessen mit einem bestehenden Google-Konto anmelden. Dabei wirst du zur Anmeldeseite von Google weitergeleitet. Google übermittelt uns anschließend deine E-Mail-Adresse und eine technische Kennung, damit wir dein Konto anlegen oder zuordnen können. Dein Google-Passwort erhalten wir nie. Für die Anmeldung auf seiner eigenen Seite ist Google selbst verantwortlich; insoweit gilt die Datenschutzerklärung von Google. Da Google die E-Mail-Adresse bereits geprüft hat, schicken wir in diesem Fall keine Bestätigungs-E-Mail. Die Registrierung mit E-Mail-Adresse und Passwort bleibt jederzeit möglich.
Ohne Registrierung erheben wir keine Kontodaten. Die App funktioniert dann rein lokal in deinem Browser (Gastmodus).
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung des Nutzungsvertrags). Für die interne Registrierungsbenachrichtigung Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse, neue Registrierungen und Störungen bei der Anmeldung zu bemerken).
Von dir eingegebene Fahrzeugdaten (zum Beispiel Marke, Kennzeichen, Fahrzeug-Identifizierungsnummer, Kilometerstand, Notizen), hochgeladene Belege (Fotos oder PDFs von Rechnungen, Prüfberichten, Steuer- oder Versicherungsunterlagen), Fahrzeugfotos und Erinnerungen werden
Fotos und Belege kannst du als vorhandene Datei auswählen oder direkt in der App mit der Kamera deines Geräts aufnehmen. Dein Browser fragt dich vor dem ersten Kamerazugriff um Erlaubnis; du kannst sie in den Einstellungen deines Browsers jederzeit wieder entziehen. Aufnahmen bleiben zunächst auf deinem Gerät und werden erst übertragen, wenn du den Beleg speicherst.
Von den hochgeladenen Originaldateien wird bei angemeldeter Nutzung in der Regel zusätzlich eine Sicherungskopie erstellt, damit sie bei einem technischen Ausfall nicht verloren gehen (Abschnitt 16).
Änderst du einen Beleg, nachdem er „verbucht“ ist (nach sieben Tagen), speichert die App zusätzlich eine Versionshistorie: Zeitpunkt der Änderung, vorheriger und neuer Wert und eine optionale Begründung. Sie dient als Nachweis gegen unbemerkte nachträgliche Änderungen.
Belege können Angaben über andere Personen enthalten. Was das bedeutet, steht in Abschnitt 18.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
Motorfile bietet drei Funktionen, mit denen du Fahrzeugdaten bewusst für andere zugänglich machen kannst. Keine davon ist von selbst aktiv; du schaltest sie jeweils selbst ein.
Käufer-Freigabe: Du kannst für ein Fahrzeug einen Freigabe-Link samt QR-Code erzeugen. Darüber können auch Personen ohne eigenes Konto eine von dir festgelegte Auswahl ansehen, zum Beispiel Marke, Modell, Kilometerstand, die von dir ausgewählten Beleg-Kategorien und optional Fahrzeugfotos. Die Angaben „Kennzeichen“ und „Fahrzeug-Identifizierungsnummer“ aus deinen Fahrzeugdaten, deine Notizen und die Originaldateien deiner Belege werden nie geteilt. Gibst du Fahrzeugfotos frei, ist alles sichtbar, was auf den Fotos zu erkennen ist, etwa ein Kennzeichen. Zu jedem freigegebenen Beleg werden aber auch die von dir eingegebene Beschreibung und der Anbieter angezeigt. Das sind freie Textfelder: Was du dort hineinschreibst, können Empfänger des Links lesen, auch wenn es Angaben über andere Personen enthält. Sieh diese Felder deshalb vor dem Aktivieren durch. Für Empfänger ist außerdem erkennbar, wann ein Beleg erfasst wurde und ob und wann er nach dem Verbuchen geändert wurde; freie Texte werden aus dieser Änderungsübersicht automatisch entfernt. Du kannst die Freigabe jederzeit beenden oder einen neuen Link erzeugen; der alte Link funktioniert danach nicht mehr.
Familienfreigabe: Du kannst andere registrierte Personen per Einladungslink zu einem Fahrzeug einladen, als Bearbeiter (darf Daten hinzufügen und ändern) oder als Betrachter (darf nur ansehen). Eine eingeladene Person sieht dann die vollständigen Daten dieses einen Fahrzeugs, einschließlich deiner Notizen. Was eine eingeladene Person zu deinem Fahrzeug hinzufügt, bleibt Teil deiner Fahrzeugakte, auch wenn sie später keinen Zugriff mehr hat oder ihr eigenes Konto löscht. In diesem Fall entfällt nur die Zuordnung zu ihrem Konto. Du kannst eingeladene Personen jederzeit entfernen; ihr Zugriff endet dann sofort.
Fahrzeugübergabe: Beim Verkauf kannst du die komplette Fahrzeugakte (Fahrzeugdaten, Historie, Fotos, Belege) auf das Konto einer anderen Person übertragen. Damit diese erkennt, worum es geht, zeigt ihr der Übergabe-Link schon vor der Bestätigung einige Eckdaten: Marke, Modell, Fahrzeugart, Erstzulassung, Kilometerstand und die Anzahl der vorhandenen Belege, aber kein Kennzeichen, keine Fahrzeug-Identifizierungsnummer und keine Belege. Übertragen wird erst, wenn die andere Person sich anmeldet und die Übernahme ausdrücklich bestätigt. Danach hast du keinen Zugriff mehr. Deine privaten Notizen werden dabei gelöscht, Originaldateien der Kategorien, die du nicht mitgeben willst, werden entfernt, und eine Familienfreigabe endet. Brichst du die Übergabe vorher ab, ist auch die Vorschau sofort nicht mehr abrufbar. Mit der Bestätigung legt Motorfile in der Fahrzeughistorie automatisch einen Vermerk an: das Datum der Übergabe, wie viele Belege die Akte zu diesem Zeitpunkt enthielt und wie viele davon verbucht waren sowie die Kategorien, deren Originaldokumente nicht mitgegeben wurden. Namen, E-Mail-Adressen und Kontokennungen enthält der Vermerk nicht. Er ist für die Person sichtbar, die das Fahrzeug übernommen hat, für von ihr eingeladene Personen und, wenn sie eine Käufer-Freigabe erstellt, für deren Empfänger, dort nur für die freigegebenen Kategorien. Der Vermerk lässt sich nicht nachträglich ändern und bleibt gespeichert, solange das Fahrzeug in Motorfile besteht, auch wenn du dein Konto löschst. Rechtsgrundlage dafür ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO: Spätere Eigentümer und Kaufinteressierte haben ein berechtigtes Interesse an einer Fahrzeughistorie, deren Übergaben nicht unbemerkt verändert werden können. Du kannst dem nach Abschnitt 10 widersprechen.
Empfänger sind bei diesen Funktionen ausschließlich die Personen, denen du einen Link gibst oder die du einlädst.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, weil wir die Freigabe in deinem Auftrag als Teil unserer Leistung ausführen. Du kannst jede Freigabe jederzeit beenden (Abschnitt 10).
Nutzt du „Beleg automatisch auslesen“ oder „Fahrzeugschein automatisch auslesen“ (nur mit Konto verfügbar), übermitteln wir die ausgewählten Fotos oder PDFs über eine bei uns gehostete, gesicherte Funktion an unseren Dienstleister Anthropic (Anbieter des KI-Modells „Claude“). Übertragen werden nur die von dir aktiv ausgewählten Dateien für diesen einen Auslesevorgang sowie die technische Angabe, welche Beleg-Kategorien für den jeweiligen Fahrzeugtyp in Frage kommen. Deine übrigen gespeicherten Daten werden nicht übertragen.
Anthropic verarbeitet die Dateien ausschließlich in unserem Auftrag und nach unseren Weisungen; sie werden nicht zum Training von KI-Modellen verwendet. Anthropic löscht sie standardmäßig innerhalb von 30 Tagen. Nur wenn die automatischen Sicherheitssysteme von Anthropic einen Missbrauch vermuten oder eine gesetzliche Pflicht besteht, kann eine längere Aufbewahrung erfolgen. Zum Ort der Verarbeitung siehe Abschnitt 13.
Die erkannten Werte sind Vorschläge, die du vor dem Speichern prüfst und änderst. Eine Entscheidung über dich trifft die Auslese nicht.
Damit das monatliche Kontingent eingehalten wird, zählen wir, wie viele Auslese-Einheiten ein Konto im laufenden Kalendermonat verbraucht hat. Gespeichert wird dafür nur ein Zählerstand, nicht der Inhalt der Dokumente. Deinen Stand siehst du unter „Mein Konto → Abo & Tarif → Deine Nutzung“.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (die Auslese ist eine von dir angeforderte Leistung).
Aktivierst du Push-Benachrichtigungen für Erinnerungen (zum Beispiel vor einem fälligen Termin der Hauptuntersuchung), speichert die App dafür eine technische, geräte- bzw. browserbezogene Kennung, keine Inhalte. Zugestellt wird über den Push-Dienst deines Browser- bzw. Betriebssystem-Anbieters (zum Beispiel Google bei Chrome und Android, Apple bei Safari und iOS, Mozilla bei Firefox). Dieser sieht technische Zustellinformationen, aber nicht den Inhalt der Benachrichtigung, weil dieser Ende-zu-Ende verschlüsselt übertragen wird. Du kannst die Funktion jederzeit in den Einstellungen wieder ausschalten.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Der Zugriff auf die Push-Anmeldung in deinem Browser ist nach § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG zulässig, weil er für die von dir ausdrücklich gewünschte Funktion unbedingt erforderlich ist.
Käufe auf motorfile.eu über Stripe. Für kostenpflichtige Tarife, die du auf unserer Website buchst, wickelt der Zahlungsdienstleister Stripe die Zahlung ab. Stripe verarbeitet deine Zahlungsdaten und deine E-Mail-Adresse direkt; diese Daten laufen nicht durch unsere eigene Datenbank. Wir erhalten von Stripe zurück, welcher Tarif aktiv ist, bis wann er läuft, ob eine Kündigung vorliegt und die Kennungen deines Kundenkontos und Abonnements bei Stripe. Stripe handelt bei der Zahlungsabwicklung überwiegend als eigener Verantwortlicher, unter anderem wegen eigener gesetzlicher Pflichten als Zahlungsdienstleister, und teilweise als unser Auftragsverarbeiter. Wie lange Stripe deine Daten aufbewahrt, richtet sich nach den Vorgaben und gesetzlichen Aufbewahrungspflichten von Stripe. Bietet dir Stripe auf seiner Seite zusätzlich eigene Dienste an (zum Beispiel das Speichern von Zahlungsdaten für spätere Käufe), gelten dafür die Bestimmungen von Stripe. Wählst du bei Stripe PayPal, Apple Pay oder Google Pay, bestätigst du die Zahlung beim jeweiligen Anbieter. Der Anbieter (PayPal, Apple bzw. Google) verarbeitet dann die Zahlungs- und Kontodaten, die du dort verwendest, in eigener Verantwortung nach seinen Datenschutzbestimmungen.
Ein Abonnement verwaltest oder kündigst du über „Mein Konto → Abo & Tarif → Abonnement verwalten / kündigen“. Das öffnet das Kundenportal von Stripe. Dort kannst du freiwillig eine Rechnungsanschrift hinterlegen, damit sie auf deinen Rechnungen erscheint. Die Angabe ist nicht erforderlich: Preis und Leistung bleiben gleich, und du erhältst auch ohne sie eine gültige Rechnung. Die Eingabe findet vollständig bei Stripe statt; die Anschrift wird dort gespeichert und nicht in unserer Datenbank. Sie wird nur für die Rechnungsstellung verwendet, nicht für Werbung. Du kannst sie dort jederzeit ändern oder entfernen; das wirkt für künftige Rechnungen. Bereits erstellte Rechnungen bleiben unverändert (Abschnitt 9).
Käufe in der Android-App über Google Play. Soweit wir in der Android-App Tarife über das Abrechnungssystem von Google Play anbieten, läuft der Kauf über Google. Verkäufer ist die Google Commerce Limited, Irland. Google verarbeitet deine Zahlungsdaten, deine Google-Kontodaten und die Kaufdaten in eigener Verantwortung nach seinen Datenschutzbestimmungen. Wir erhalten von Google keine Zahlungsdaten, keinen Namen und keine E-Mail-Adresse, und wir übermitteln Google keine Kennung deines Motorfile-Kontos. Nach dem Kauf schickt die App die Kaufkennung an unseren Server. Dieser fragt den Kauf bei Google ab und ordnet ihn deinem angemeldeten Konto zu. Von Google erhalten wir dabei die Kauf- und Bestellkennung, das gekaufte Produkt, Status und Laufzeit des Abonnements, das Abrechnungsland und die Angabe, ob es sich um einen Testkauf handelt. Kündigen kannst du ein solches Abonnement in der Aboverwaltung von Google Play.
Ein kostenpflichtiger Tarif besteht immer nur über einen der beiden Wege. Dafür prüfen wir vor einem Kauf, ob für dein Konto schon ein Abonnement über den anderen Weg läuft.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung des Vertrags), für die Aufbewahrung von Rechnungen Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.
Die App wird über Netlify bereitgestellt. Beim Aufruf verarbeitet Netlify technisch notwendige Zugriffsdaten (zum Beispiel die IP-Adresse), um die Inhalte auszuliefern. Einzelne Funktionen laufen serverseitig als sogenannte Netlify Functions, ebenfalls bei Netlify, zum Beispiel die automatische Auslese, die Kontolöschung, das Hochladen von Dateien, die Zahlungsanbindung und der Versand von Erinnerungen.
Netlify stellt uns über eine in unserem Hosting-Tarif enthaltene, technisch nicht abschaltbare Übersichtsfunktion („Observability“) zusätzlich strukturierte Zugriffsdaten zu unserer Seite bereit. Wir können darin für einen kurzen Zeitraum (nach Angaben von Netlify derzeit höchstens wenige Tage) einzelne Anfragen einsehen, mit aufgerufener Adresse, Zeitpunkt, HTTP-Statuscode, Antwortzeit, ungefährer Region, Browser-Kennwert (User-Agent) und IP-Adresse, sowie technische Kennzahlen der serverseitigen Funktionen und Hinweise auf abgewehrte Anfragen. Wir nutzen diese Angaben nur zur Fehlersuche, zur Überwachung des Betriebs und zur Abwehr von Missbrauch, nicht zur Auswertung des Verhaltens einzelner Personen und nicht für Nutzungsprofile. Auf deinem Gerät wird dafür nichts gespeichert oder ausgelesen. An weitere Dienstleister geben wir diese Zugriffsdaten nicht weiter.
Schutz vor automatisiertem Missbrauch: Um zu erkennen, ob sehr viele Anfragen kurz hintereinander von derselben Herkunft kommen, berechnen wir aus deiner IP-Adresse mit einem geheimen Schlüssel einen Prüfwert und speichern nur diesen, nicht die IP-Adresse selbst. Der Prüfwert dient nur der Missbrauchsbremse und wird nach Ablauf des jeweiligen Zeitfensters automatisch entfernt, in der Regel innerhalb von 24 Stunden. Gibst du eine Widerrufserklärung ab, speichern wir den Prüfwert zusätzlich als Teil des Nachweises dieser Erklärung (Abschnitt 17).
Maßnahmen bei einem Verstoß gegen die Nutzungsbedingungen: Gehen wir einem konkreten Hinweis auf einen Verstoß gegen § 3 der Nutzungsbedingungen nach oder ergreifen wir eine Maßnahme nach deren § 10, verarbeiten wir dazu die Kennung und E-Mail-Adresse deines Kontos, die Angaben zu den betroffenen Fahrzeugen und Vorgängen (zum Beispiel Übergaben oder den Verbrauch der automatischen Auslese), unsere Mitteilungen an dich und deine Stellungnahme. Über jede Maßnahme entscheidet eine Person; eine automatische Erkennung oder Bewertung findet nicht statt. Diese Unterlagen bewahren wir bis drei Jahre nach dem Ende des Jahres auf, in dem die Angelegenheit abgeschlossen wurde, auch nach einer Kontolöschung, soweit wir sie zur Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung des Nutzungsvertrags) und lit. f DSGVO (Schutz des Betriebs, der anderen Nutzerinnen und Nutzer und Dritter). Meldet uns jemand einen Inhalt als rechtswidrig (§ 10 Abs. 6 der Nutzungsbedingungen), verarbeiten wir die Meldung mit Namen und E-Mail-Adresse der meldenden Person, den gemeldeten Inhalt und unsere Entscheidung. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit Art. 16 und 17 der Verordnung (EU) 2022/2065 (Digital Services Act). Für die Aufbewahrung gilt dieselbe Frist wie für die übrigen Unterlagen dieses Absatzes.
Android-App: Die Android-App lädst du über Google Play herunter. Für Download und Installation ist Google nach seinen eigenen Bestimmungen verantwortlich. Die App selbst zeigt die Web-App motorfile.eu im Browser deines Geräts (in der Regel Chrome) an; es gelten dieselben Verarbeitungen wie auf der Website. Zusätzlich merkt sich die App für die Dauer der Sitzung, dass sie in der Android-App läuft (Abschnitt 8).
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem sicheren und funktionsfähigen Betrieb).
Motorfile verwendet keine klassischen Cookies. Dein Browser nutzt ausschließlich folgende technisch notwendige lokale Speichermechanismen:
Diese Speicherung ist nach § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG ohne Einwilligung zulässig, weil sie unbedingt erforderlich ist, damit wir dir die von dir genutzte App bereitstellen können. Analyse-, Marketing- oder Werbe-Cookies setzen wir nicht ein, weder eigene noch von Drittanbietern. Dienste zur Reichweitenmessung oder zur Auswertung des Verhaltens einzelner Personen nutzen wir nicht. Die vollständige Liste steht in der App unter „Mein Konto → Rechtliches & Datenschutz → Cookie- & Tracking-Richtlinie“.
Was du selbst löschst. Fahrzeuge, Belege und Fotos kannst du jederzeit in der App löschen. Dein gesamtes Konto löschst du unter „Mein Konto → Konto und alle Daten löschen“. Das entfernt endgültig deine Fahrzeuge, Belege, Fotos, Erinnerungen, Freigaben und sonstigen Kontodaten aus der laufenden Anwendung. Du kannst uns auch unter der oben genannten Adresse schreiben. Eine Anleitung, die ohne App und ohne Anmeldung funktioniert, findest du unter motorfile.eu/konto-loeschen.html. Ein laufendes Abonnement endet mit der Kontolöschung (Einzelheiten in § 15 der Nutzungsbedingungen).
Was nach einer Kontolöschung noch für begrenzte Zeit bleibt. Einzelne Daten müssen oder dürfen wir auch nach einer Kontolöschung noch aufbewahren:
Diese Daten verwenden wir danach zu keinem anderen Zweck. Alles Übrige wird mit der Kontolöschung entfernt.
Sicherungskopien. Aus Sicherungskopien verschwinden gelöschte Dateien technisch bedingt nicht im selben Moment, sondern zeitversetzt. Einzelheiten stehen in Abschnitt 16.
Nicht genutzte Konten. Solange du dein Konto nutzt, löschen wir nichts von selbst. Eine Fahrzeughistorie ist langlebig und soll dich über die ganze Haltedauer begleiten. Ein Konto, das drei Jahre lang überhaupt nicht genutzt wurde, löschen wir samt der zugehörigen Daten, weil wir personenbezogene Daten nicht zeitlich unbegrenzt aufbewahren dürfen (Grundsatz der Speicherbegrenzung, Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO). Als Nutzung zählt jede eigene Aktivität in deinem Konto, nicht nur eine Anmeldung, sondern zum Beispiel auch das Anlegen oder Ändern eines Belegs. Ein laufendes kostenpflichtiges Abonnement gilt immer als Nutzung. Das geschieht nie unangekündigt: Wir schreiben dir mindestens 60 Tage vorher und noch einmal etwa 14 Tage vorher an die in deinem Konto hinterlegte Adresse. Nutzt du dein Konto daraufhin, beginnt die Frist neu und es wird nichts gelöscht. Hast du Fahrzeuge für andere Personen freigegeben, verschieben wir die Löschung einmalig um 90 Tage und teilen diesen Personen mit, dass das Fahrzeug ab einem bestimmten Datum nicht mehr verfügbar sein wird, damit sie vorher sichern können, was sie brauchen. Den Grund nennen wir ihnen dabei nicht. Hinweis zum aktuellen Stand: Die automatische Prüfung auf nicht mehr genutzte Konten ist eingerichtet und läuft. Gelöscht wurde bislang kein Konto. Da Motorfile erst seit 2026 verfügbar ist, kann der Zeitraum von drei Jahren frühestens im Jahr 2029 ablaufen.
Rechtsgrundlage der Benachrichtigungen vor einer Löschung: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; der Benachrichtigung eingeladener Personen: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
Du hast das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16 DSGVO), Löschung (Art. 17 DSGVO), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO) und Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO). Wende dich dazu an die oben genannte Adresse.
Deine Daten zum Mitnehmen: Unter „Mein Konto → Rechtliches & Datenschutz → Alle meine Daten als Datei“ erhältst du in jedem Tarif und auch im Gastmodus eine Datei mit allen strukturierten Daten, die du in Motorfile gespeichert hast. Hochgeladene Originaldateien (Fotos, PDFs) kannst du in der App einzeln abrufen; auf Anfrage stellen wir sie dir auch gesammelt zur Verfügung. Daten, die bei Stripe oder Google liegen (zum Beispiel Rechnungen und Zahlungsdaten), erhältst du dort; auf Anfrage helfen wir dir dabei.
Beschwerderecht: Du kannst dich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren (Art. 77 DSGVO). Zuständig für uns ist das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA), Promenade 18, 91522 Ansbach. Du kannst dich ebenso an die Aufsichtsbehörde deines Wohnorts wenden.
Widerspruchsrecht nach Art. 21 DSGVO
Einen Teil unserer Verarbeitungen stützen wir auf ein berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, Abschnitt 12). Gegen diese Verarbeitungen kannst du jederzeit aus Gründen, die sich aus deiner besonderen Situation ergeben, Widerspruch einlegen. Betroffen sind:
Ein Widerspruch ist formlos an die oben genannte Adresse möglich. Wir verarbeiten die betroffenen Daten danach nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe nachweisen, die deine Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen. Das kann insbesondere bei der Datensicherung und der Missbrauchsabwehr der Fall sein, weil wir die Sicherheit und Wiederherstellbarkeit der Daten aller Nutzerinnen und Nutzer gewährleisten müssen (Art. 32 DSGVO), sowie bei den Nachweisen nach Abschnitt 17. Wir prüfen das in jedem Einzelfall und teilen dir das Ergebnis mit Begründung mit.
Direktwerbung schicken wir nicht.
Freigaben und optionale Funktionen beenden: Funktionen, die du selbst einschaltest, kannst du jederzeit und genauso einfach wieder beenden:
Was eine andere Person währenddessen berechtigt einsehen konnte, lässt sich naturgemäß nicht zurückholen.
Wir geben deine Daten nur weiter, wenn das für die beschriebenen Zwecke nötig ist. Empfänger sind:
Eine strukturierte Übersicht aller Dienstleister mit Zweck, betroffener Funktion, Datenarten und Ort der Verarbeitung findest du in der App unter „Mein Konto → Rechtliches & Datenschutz → Drittanbieter & Datenverarbeitung“.
Auf eine Einwilligung stützen wir derzeit keine Verarbeitung.
Einige unserer Dienstleister haben ihren Sitz außerhalb der EU bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums oder können Daten von dort aus verarbeiten. Eine solche Übermittlung erfolgt nur auf Grundlage geeigneter Garantien nach Art. 44 ff. DSGVO. Eine Kopie der jeweils einbezogenen EU-Standardvertragsklauseln kannst du über die oben genannte Adresse bei uns anfordern. Im Einzelnen:
Zertifizierungen und Vertragsbedingungen der Anbieter können sich ändern; maßgeblich für den Stand einer Zertifizierung nach dem Data Privacy Framework ist das offizielle Verzeichnis. Stand dieser Angaben: 2. Oktober 2026.
Damit wir unerwartete technische Fehler erkennen und beheben können, protokolliert die App auftretende Fehler in einer eigenen, nur von uns betriebenen Datenbanktabelle. Ein Analyse- oder Tracking-Dienst eines Drittanbieters ist nicht beteiligt. Bei einem Fehler im Browser werden übertragen: die Fehlermeldung, der technische Stacktrace (Funktionsnamen und Zeilennummern, keine Formulareingaben), die aufgerufene Seite ohne darin enthaltene Zugriffs-Tokens und dein Browser-Kennwert (User-Agent). Bist du angemeldet, speichern wir zusätzlich deine Konto-ID zur Einordnung. Auch einzelne serverseitige Funktionen protokollieren technische Fehler auf diesem Weg. Einmal täglich schicken wir uns selbst eine Zusammenfassung neuer Fehler per E-Mail (über Resend); sie enthält nur Zeitpunkt, betroffene Funktion und die bereinigte Fehlermeldung, keine Konto-ID und keine Inhalte. Die Protokolle sind nur für uns einsehbar und werden nach spätestens 90 Tagen automatisch gelöscht. Löschst du dein Konto, entfällt die Zuordnung zu deiner Konto-ID sofort.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (sicherer und funktionsfähiger Betrieb).
Nutzt du in der App „Feedback / Kontakt“ (auch ohne Konto möglich), speichern wir die gewählte Kategorie, deinen Nachrichtentext, die aufgerufene Seite ohne darin enthaltene Zugriffs-Tokens und deinen Browser-Kennwert (User-Agent) in einer eigenen, nur für uns einsehbaren Datenbanktabelle. Bist du angemeldet, speichern wir zusätzlich deine Konto-ID und E-Mail-Adresse, damit wir antworten können. Damit wir eine Nachricht zeitnah bemerken, schicken wir uns selbst eine Benachrichtigung mit demselben Inhalt über unseren E-Mail-Dienst Resend (Abschnitte 11 und 13). Diese Angaben nutzen wir nur zur Bearbeitung deines Anliegens, nicht für Analysen oder Werbung. Wir löschen die Nachrichten spätestens nach 180 Tagen automatisch. Löschst du dein Konto vorher, werden deine E-Mail-Adresse und die Zuordnung zu deinem Konto sofort aus noch vorhandenen Nachrichten entfernt. Der Nachrichtentext und die technischen Angaben (aufgerufene Seite, Browser-Kennwert) bleiben ohne diese Zuordnung bis zum Ablauf der 180 Tage bestehen, damit wir einen laufenden Vorgang nachvollziehen können.
Schreibst du uns direkt per E-Mail, verarbeiten wir deine Adresse und den Inhalt deiner Nachricht, um dein Anliegen zu bearbeiten, und löschen sie, wenn es erledigt ist und keine Aufbewahrungspflicht besteht.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (funktionierender Support-Kanal); betrifft dein Anliegen einen Vertrag mit uns, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
Damit deine hochgeladenen Dateien bei einem technischen Fehler oder Ausfall nicht verloren gehen, sichern wir sie zusätzlich außerhalb unseres normalen Speichers. Dazu sind wir auch verpflichtet: Wir müssen die Verfügbarkeit deiner Daten und ihre rasche Wiederherstellbarkeit gewährleisten (Art. 32 Abs. 1 lit. c DSGVO).
Was gesichert wird: Mindestens einmal täglich wird automatisch eine Kopie der von dir hochgeladenen Originaldateien (Belegfotos, Beleg-PDFs, Fahrzeugfotos) auf einen getrennten, privaten Sicherungsspeicher bei Backblaze übertragen (Standort Amsterdam, Niederlande; Einzelheiten in Abschnitt 13). Übertragen wird nur die Datei selbst; Kontodaten, E-Mail-Adresse, Notizen und die übrigen Inhalte der Datenbank sind nicht betroffen. In seltenen Fällen, etwa wenn die Übertragung in unseren Dateispeicher technisch fehlschlägt, sowie bei den kleinen Vorschaubildern von Fahrzeugfotos wird der Inhalt stattdessen unmittelbar in unserer Datenbank abgelegt und nicht zusätzlich an Backblaze übertragen. Im Gastmodus verlassen deine Dateien dein Gerät nicht und werden daher auch nicht gesichert.
Wie lange eine Sicherungskopie nach dem Löschen besteht: Löschst du einen Beleg, ein Fahrzeug oder dein Konto, wird das sofort und vollständig in der laufenden Anwendung umgesetzt. Eine bereits erstellte Sicherungskopie lässt sich nicht rückwirkend aus einem Backup herauslösen, ohne dessen Zweck zu gefährden; sie läuft deshalb zeitversetzt aus. Wir entfernen sie spätestens 90 Tage nach dem Zeitpunkt, zu dem du die zugehörige Datei, das Fahrzeug oder dein Konto gelöscht hast. Die Frist beginnt also mit deiner Löschung, nicht erst mit dem nächsten Bereinigungslauf. Bis dahin liegen die Kopien ausschließlich im privaten Sicherungsspeicher, werden nicht ausgewertet und nicht in die App zurückgespielt; sie dienen allein der Wiederherstellung im Schadensfall. Auf Anfrage entfernen wir Sicherungskopien deiner Dateien auch vorzeitig. Dein Recht auf Löschung nach Art. 17 DSGVO bleibt unberührt.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (sicherer und ausfallsicherer Betrieb).
Schließt du einen kostenpflichtigen Tarif ab, wechselst du den Tarif, kündigst du oder widerrufst du, sind wir gesetzlich verpflichtet, dir Bestätigungen auf einem dauerhaften Datenträger zu schicken: die Bestätigung deiner Bestellung und des Vertragsinhalts (§ 312i Abs. 1 Satz 1 Nr. 3, § 312f Abs. 2 BGB), bei einer Kündigung deren Inhalt, Datum und Uhrzeit des Zugangs und das Vertragsende (§ 312k Abs. 4 BGB) und bei einem Widerruf über unsere Widerrufsfunktion eine Eingangsbestätigung mit Inhalt, Datum und Uhrzeit (§ 356a Abs. 4 BGB).
Dafür und um diese Vorgänge später belegen zu können, speichern wir:
Die Bestätigungen schicken wir über Resend (Abschnitte 11 und 13). Dabei werden die Angaben im jeweiligen Schreiben an Resend übermittelt, bei einem Widerruf also auch Name und E-Mail-Adresse. Über jede Widerrufserklärung erhalten wir außerdem eine interne Benachrichtigung, damit wir sie fristgerecht bearbeiten können.
Speicherdauer: drei Jahre, gerechnet ab dem Ende des Jahres, in dem der Vorgang stattfand; danach werden die Daten automatisch gelöscht. Maßgeblich ist die regelmäßige Verjährungsfrist von drei Jahren (§ 195 BGB), die erst mit dem Schluss des Jahres beginnt (§ 199 Abs. 1 BGB). Ein Vertragsnachweis, auf den eine noch aufbewahrte Widerrufserklärung verweist, wird zusammen mit dieser gelöscht. Löschst du dein Konto vorher, entfällt die Zuordnung zu deinem Konto; die übrigen Angaben bleiben bis zum Fristende erhalten, weil wir sie zum Nachweis benötigen (Art. 17 Abs. 3 lit. e DSGVO).
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO für die gesetzlich vorgeschriebenen Bestätigungen; Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für die Aufbewahrung zum Nachweis und zur Verteidigung von Rechtsansprüchen.
Belege können Angaben über andere Personen enthalten, zum Beispiel den Namen einer Werkstatt, eines Vorbesitzers oder einer Fahrerin. Solche Angaben speichern wir so, wie sie auf dem Dokument stehen, ausschließlich, um dir die App bereitzustellen. Wir werten sie nicht aus und nutzen sie für nichts anderes. Über die Freigabefunktionen werden sie nur sichtbar, soweit du sie in Freitextfeldern selbst angibst (Abschnitt 3). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse und deines liegen darin, eine Fahrzeugakte mit vollständigen Belegen führen zu können.
Nutzt du Motorfile für dein Unternehmen und speicherst dabei personenbezogene Daten anderer Personen, etwa von Beschäftigten, verarbeiten wir diese Daten insoweit in deinem Auftrag. Den Vertrag über die Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO schließen wir auf Anfrage mit dir ab (§ 16 Abs. 3 der Nutzungsbedingungen).
Du bist weder gesetzlich noch vertraglich verpflichtet, uns personenbezogene Daten zu geben. Ohne E-Mail-Adresse können wir dir aber kein Konto bereitstellen; die App bleibt dann im Gastmodus nutzbar. Ohne Zahlungsdaten bei Stripe oder Google kann kein kostenpflichtiger Tarif zustande kommen.
Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt.
Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich unsere Verarbeitungen oder die Rechtslage ändern. Es gilt die jeweils hier veröffentlichte Fassung. Über wesentliche Änderungen, die dein Konto betreffen, informieren wir dich zusätzlich in der App oder per E-Mail. Bieten wir diese Erklärung zusätzlich auf Englisch an, ist die deutsche Fassung maßgeblich.
Bei Fragen zu dieser Datenschutzerklärung wende dich gern an die oben genannte Adresse.